퇴사한 직원의 서류들 폐기해도 될까?

"최근 직원이 퇴사했습니다. 직원 인사 서류 폐기해도 문제없을까요?"

회사에서 업무를 하다 보면, 셀 수 없이 많은 데이터와 서류가 만들어지는데요. 그중에서도 직원의 인사 관련 서류는 보존에 특별히 주의해야 합니다. 퇴사하면 근로관계가 종료되는 것인데, 왜 보관해야 하는 걸까요?

서류 보존해야 하는 이유🔒

분쟁 근거 자료

근로자와 회사 간 분쟁이 있는 경우가 종종 발생하는데요. 특히 퇴사한 직원이라면, 급여나 퇴직금 관련 소송이 오가는 일이 많습니다. 인사 서류는 회사 측 주장에 대한 입증 및 근거 자료가 될 수 있어 꼭 보관하셔야 합니다.

세무 조사 대비

인건비와 관련한 부분은 민감하므로, 세무 조사에 대비해서 준비를 철저히 해 놓으셔야 합니다. 특히 퇴사한 직원이 가족 직원이었다면 더욱 완벽히 준비하셔하고요.

보통 행정기관으로부터 감독(조사)받는 경우, 과거 몇 개년 자료를 소급하여 제출하는 것이 요청되므로 잘 보존하는 것이 좋습니다. 인사 서류는 수시 또는 정기적으로 생성되기 때문에, 필요할 때 서류 작업을 하시기란 어려운 일이기 때문입니다.

개인정보 보호

생성된 서류는 근로자 개인의 정보를 담고 있으므로, 개인정보 보호 차원에서도 취급에 매우 주의하셔야 합니다. 법에서도 회사의 중요 서류는 일정 기간 의무적으로 보존하도록 규정하고 있고, 위반하는 경우 500만 원 이하의 과태료를 부과할 수 있습니다.

의무 보존 규정 인사서류📜

근로기준법은 근로자와 서면 근로계약서를 체결(제17조)하는 것, 근로자명부 작성(제41조)하는 것을 사업주의 의무로 보고 있습니다. 각 서류의 필수 게재 사항도 규정되어 있고요.

근로계약에 관한 주요 보존 대상 서류를 지정하고, 보존기간 가산일로부터 3년간 보존하도록 규정하고 있는데요. 어떤 서류들이 있는지 표로 살펴보겠습니다.

사장님 필독 사항👀

보존 기간 가산일

의무적으로 보존할 인사 서류가 무엇인지 구분했다면, 보존 기간 기산일에도 주의를 기울여야 합니다. 해당 서류들은 실제 3년 이상 보존되는데, 단순히 회계연도를 기준으로 하지 않기 때문입니다.

보존 기간 3년의 계산 시작점은 서류마다 조금씩 다르지만, 표 내용에서 1~6번 서류는 근로관계 종료 시점, 7번은 서면 합의한 날, 8번은 만 18세가 되는 날을 기준으로 봅니다.

퇴사 이후 증명서 발급

서류 보관을 통해 사업주는 근로자가 퇴직 이후 경력증명서 발급을 요청할 경우, 근로자가 요구한 사항(사용기간, 업무 종류, 지위와 임금, 그밖에 필요한 사항)만을 기재한 증명서를 즉시 발급해주어야 합니다. 이를 이행하지 않을 때에도 500만 원 이하의 과태료가 부과될 수 있습니다.