재직증명서와 경력증명서 발급 의무?💼

"퇴사한 직원이 경력증명서를 발급해 달라고 하는데, 의무적으로 발급해줘야 하나요?"

📄사용증명서(경력증명서)란?

‘사용증명서’는 재직증명서 또는 경력증명서를 의미합니다.

• 근로자가 회사에 근무하고 있는 경우라면 통상 ‘재직증명서’ 형태로 발급

• 퇴직 후 재취업 등을 위하여 본인의 경력 사항을 증명해야 하는 경우 ‘경력증명서’ 형태로 발급

🖍발급 의무

사용자의 ‘사용증명서’ 발급 의무는「근로기준법 제39조」로 법제화되어 있습니다. 근로자가 퇴직한 후 재취업을 하고자 할 때 도움이 될 수 있도록 하기 위함입니다.

👀발급 대상

「근로기준법 시행령 제19조(사용증명서의 청구)」는 사용증명서를 청구할 수 있는 자를 “계속하여 30일 이상 근무한 근로자”로 정하고, 청구할 수 있는 기한은 “퇴직 후 3년 이내”로 한정하여 규정하고 있습니다.

따라서 계속하여 30일 미만으로 근무한 근로자 또는 퇴직 후 3년이 경과된 이후인 근로자가 경력증명서 발급을 요구할 경우 이를 거부하여도 근로기준법 위반이 되지 않습니다. 다만, 이 경우에도 기업 또는 사용자가 근로자의 청구대로 사용증명서를 발급·교부하는 것은 가능합니다.

⌨필수 기재 내용

사용증명서의 내용은 사용자가 임의로 기재하는 것이 아니라 사용 기간, 업무 종류, 지위와 임금, 그 밖에 필요한 사항 중 근로자가 요구한 사항만을 사실대로 기재하여 발급해야 합니다.

사용증명서의 취지는 재취업에 도움을 주기 위한 것이기 때문에 사용증명서에 기재하여야 할 임금은 “재직 중에 수령한 임금에 관한 사항”을 의미합니다. 임금대장, 월별 근태기록자료, 교통사고기록 사본, 시말서 사본, 퇴직금 정산 내역 등 상세한 근로실태는 포함되지 않습니다.

⚖ 발급·교부 의무를 위반한다면?

퇴사한 직원이 미워서, 혹은 단지 귀찮아서 발급을 거부하는 경우도 종종 있는데요. 근로기준법 제39조에 근거하여 사용증명서를 발급·교부 의무를 위반하게 되는 경우, 500만원 이하의 과태료 처분을 받을 수 있습니다.
그리고 퇴사 사유를 기재할 수 있는데, 만약 퇴사 사유가 노동자에게 불리하게 작용하는 경우에 노동자는 퇴사 사유를 빼고 경력증명서 발급을 요청할 수 있어요.

어떤 이유로든 경력증명서 발급을 거부한다면 골치 아픈 일이 생길 수 있기 때문에, 재직 중인 직원이나 퇴사한 직원이 사용증명서 발급을 요청하는 경우에는 즉시 발급해주시는 것이 좋겠습니다.