직원과의 이별, 그의 ‘서류’도 떠나보내도 될까요?

일을 하다보면 굉장히 많은 서류와 데이터들이 남게 마련인데요. 그 중에서도 직원들의 인사와 관련된 서류는 각별히 주의하며 관리해야 합니다. 함부로 폐기하시면 안된다는 뜻입니다.

행정기관으로부터 감독(조사)을 받는 경우 과거 몇 개년까지를 소급해 제출하라고 요청받는다는 이유도 있고, 근로자와 회사 간의 분쟁이라도 일어날 땐 이 서류들이 주장에 대한 입증 또는 근거가 되어주기 때문입니다.

그런데 인사 업무를 할 때마다 쏟아지는 서류를 한 번에 몰아서 관리하는 것도 쉽지 않은데다가, 이 문서들은 근로자 개인정보를 담고 있는 것이다보니 개인정보보호 차원에서라도 평소에 꼼꼼히 관리하는 습관을 들이시는 게 좋습니다.

이 같은 이유로, 법에서도 회사의 중요 서류는 일정 기간 의무적으로 보존하도록 규정하고, 위반 시 500만원 이하의 과태료를 부과하고 있습니다. 

근로기준법상 의무보존이 필요한 인사 서류

근로기준법은, 근로자와 근로계약서를 서면으로 체결(제17조)하고, 근로자명부를 작성(제41조)하는 것을 사업주의 의무로 규정합니다. 물론 각 서류에 반드시 적어두어야 하는 사항들까지도 규정하고 있고요.

더 나아가 근로계약 사항에 관한 주요 보존대상 서류를 지정하고, 서류보존이 필요한 첫 날부터 3년 간은 가지고 있어야 한다고 정해 놓았습니다(근로기준법 제42조 및 시행령 제22조).

보존이 필요한 주요 서류로는 다음과 같은 것들이 있습니다.

언제를 기준으로 하여 3년동안 보관해야 하는지는, 서류마다 조금씩 차이가 있긴 합니다만, 1~6번까지는 보통 근로자와의 근로관계가 종료하는 시점부터이고, 7번은 서면합의한 날, 8번은 근로자가 만 18세가 되는 날(그 전에 퇴사 등으로 근로관계가 종료될 경우엔 그 시점)이 됩니다.

사업주는 근로자의 서류를 보관해야 하기에 근로자가 퇴직한 후라도 요청 시 근로기록에 관한 증명서를 내어주셔야 합니다. 좀 더 자세히 말씀드리자면, 사용기간, 업무의 종류, 지위와 임금, 기타 필요한 사항에 관한 증명서(예를 들면 ‘경력증명서’) 같은 것이죠. 만약 사업주가 근로자의 이런 요청을 즉시 이행하지 않을 경우엔 500만원 이하의 과태료가 부과될 수 있으니 주의하시길 바랍니다.

기업에서 주의해야 할 사항

“보존기간 시작일”에 주의를 기울이셔야 합니다. 통상 인사서류의 보존기간은 3년을 넘어가는 경우가 많습니다. 날짜가 회계연도를 기준으로 산정되는 것은 아니기 때문입니다.

서류유형에 따라 의무 보존의 시작일 또는 3년의 만료일을 계산하는 기준(사유)이 다릅니다. 그러므로 근로계약이 해지되거나 사업장 근로조건 등이 바뀌면, 관련 자료는 실제 해당일을 기준으로 관리하는 것이 필요합니다.